Routinetaken automatiseren

Wat is intelligente automatisering?

Een combinatie van AI-helpers, slimme koppelingen tussen je systemen, en bots die voor je door bestaande schermen klikken (handig voor systemen zonder koppeling). Samen halen ze 70-90% van saai kantoorwerk weg — afhankelijk van hoe overzichtelijk je input is.

Wij bouwen workflows die vanzelf draaien, alles netjes loggen, en bij twijfel of fouten een mens erbij halen. Geen black box, geen 'AI heeft het zelf besloten'. Elke stap is terug te lezen.

Het verschil met een simpele kant-en-klare workflow-tool: wij combineren klikbare workflows met code waar het moet, en met AI-helpers die meer kunnen dan een 'als-dit-dan-dat'-regel. Dat is het verschil tussen een workflow die 60% van de gevallen aankan en een die 95% aankan.

Wanneer kies je hiervoor?

Automatisering verdient zich terug zodra een proces voldoet aan tenminste twee van deze vier criteria:

• Het gebeurt vaak (10+ keer per week) — anders is de bouwtijd niet te verantwoorden
• Het volgt een herkenbaar patroon — niet 'elke keer anders, hangt van klant af'
• Het kost menselijke tijd die elders meer waard is — verkooptijd, advies, creativiteit
• Fouten erin zijn duur of frustrerend — verkeerde factuur, gemiste lead, late respons

Wat we hiermee doen — typische inzetten

Concrete voorbeelden waar dit direct ROI oplevert in de eerste 3 maanden:

• Boekhouding en facturatie auto-categoriseren — bonnetjes via OCR + AI-categorisatie naar grootboek, met human-in-the-loop bij twijfel
• Outreach-campagnes per prospect personaliseren — onderzoek in publieke bronnen, mail-draft per persoon, verzending na review
• Eerste-lijn support 24/7 afhandelen — chatbot of e-mail-agent die 70% zelf afhandelt, rest escaleert met context
• Interne workflows orchestreren — meeting-notes uit Zoom-recording, rapportages uit datasets, onboarding-checklists
• Lead-routing en CRM-verrijking — leadscoring + auto-toewijzing aan accountmanager + verrijking met publieke data
• Document-processing — contracten en offertes uit PDF halen, in CRM stoppen, alerts bij deadlines

Wat gebruiken we ervoor?

We mixen klikbare workflow-tools voor snelheid met eigen code voor robuustheid. Geen tool-fanatisme — wat past bij jouw schaal.

• Een visuele workflow-tool waar je zelf later in kan kijken en aanpassen — geen black box
• Eigen code voor stappen die de standaard-tool niet aankan of waar het op grote schaal moet draaien
• AI-helpers (Claude of ChatGPT) die zelf kleine acties kunnen uitvoeren — met logging en kosten-plafond per dag
• Bots die voor je door bestaande systemen klikken — voor software zonder koppeling
• Aansluiting op je bestaande database, of op een nieuwe Europese database als je die nog niet hebt
• Workflow start vanuit waar dan ook: een mailtje, een formulier, een tijdstip, een nieuw bestand — alles kan een trigger zijn

Onze methodiek — vier fases

Hetzelfde patroon als onze software-trajecten, met automatisering-specifieke nadruk op meten.

• Discovery (1 week): jouw 5 meest tijdrovende handmatige processen in kaart. Per proces een schatting van uren-per-week en automatiseerbaarheid
• Design (1 week): per proces een ontwerp — waar zit AI, waar RPA, waar een eenvoudig script. Output: prioriteitenlijst met vaste prijs per workflow
• Bouw (2-4 weken per workflow): iteratief, beginnend met de meest impactvolle. Wekelijkse demo's, parallel test- en productie-runs
• Beheer (doorlopend): monitoring-dashboard, audit-logs, maandelijks evaluatiemoment om te zien waar je nieuwe workflows kunt toevoegen

Wat krijg je opgeleverd?

Werkende workflows in productie, met alle controles om er rustig op te kunnen vertrouwen.

• Live workflows in je eigen omgeving (of bij ons gehost) — geen leverancier waar je aan vast zit
• Een dashboard dat laat zien: hoeveel runs, hoeveel succesvol, hoeveel naar een mens doorgestuurd
• Logboek per run: wat ging erin, wat zei de AI, wat werd er beslist, wat kwam eruit — terug te lezen voor controle of audit
• Kosten-plafond per dag of maand op AI-gebruik — geen verrassende rekening
• Documentatie en korte instructievideo's zodat je team de workflows zelf kan aanpassen
• De eerste 3 maanden elke maand 1 uur review-sessie samen, daarna optioneel als abonnement

Voorbeeld-flows uit onze praktijk

Flows die we zelf draaien of voor klanten hebben gebouwd — geanonimiseerd.

• Een MKB-marketingbureau verving handmatige outreach: 1 medewerker draaide 50 prospects per week, AI-agent doet 200 per week met persoonlijke context — conversie gelijk gebleven
• Een installateur automatiseerde de planning: serviceverzoeken via mail/WhatsApp/portaal komen samen in n8n, AI deelt ze in op urgentie en monteur, plant ze in op route — planner werkt nu nog 1 dag/week i.p.v. 5

Pricing-indicatie

Automatisering werkt per workflow met vaste prijs. Discovery is gratis omdat we toch eerst willen weten waar de quick wins zitten.

• Discovery + roadmap: gratis (1u kennismaking + analyse, geen verplichting)
• Eenvoudige workflow (1-2 stappen, 1 systeem): vanaf €2.500
• Standaard workflow (3-5 stappen, 2-3 systemen, AI-component): typisch €4.500-€8.500
• Complex met RPA + AI-agent + meerdere systemen: typisch €10.000-€25.000
• Maandelijks beheer & doorontwikkeling: vanaf €450/maand voor monitoring, debug en kleine aanpassingen
• AI-token kosten: doorbelast tegen kostprijs — typisch €30-€200/maand voor MKB-volumes

Wat we niet doen — eerlijke afkadering

Een paar dingen leveren we bewust niet.

• Geen volledig autonome AI-besluiten op hoge-impact zaken (geld, juridisch, medisch) — altijd mens-in-de-loop op die punten
• Geen pure RPA-only trajecten op fragiele legacy — als de UI elke maand verandert, is de workflow elke maand kapot. Dan eerst kijken naar API of integratie-laag
• Geen call-center-vervanging — bel-AI op productieniveau is een specialisme apart, daarvoor verwijzen we door